弁護士保険ミカタとは

テレワークの7つの誤解!?取り組むためのヒントがここにある!

昨今世間を騒がせている「新型コロナウイルス感染症」。

緊急事態宣言が発令された2020年4月7日以降、様々な企業でテレワークが促進されてきています。

特に都心部では、約半数の労働者がテレワークに移行している、という結果が出ています。(パーソル総合研究所調べ)

テレワークという働き方自体は、働き方改革の一環で以前から普及促進されていましたが、実施率は全国で約13%とあまり一般的ではありませんでした

そんな中早急に普及するテレワークについて、「仕組みがよくわからない」「導入までに苦労しそう」と心配している労働者・企業もたくさんいらっしゃるかと思います。

今回の記事では新しい働き方であるテレワークの基礎や誤解について紐解いていきたいと思います。

目次

テレワークとは

テレワークとは

テレワークとは「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。

Tel(離れて)とWork(仕事)を組み合わせた造語であり、本拠地のオフィスから離れた場所で、情報通信技術(ICT)をつかって仕事をすることを指します。

自宅で働く「在宅勤務」、移動中や出先で働く「モバイル勤務」、 本拠地以外の施設で働く「サテライトオフィス勤務」があります。

なお、以前の日本では終日での在宅勤務はそれほど多くなく、週1~2回とかその日の一定の時間帯など、部分的なテレワークが普通でした。

2020年4月以降、コロナウイルス感染症対策で終日在宅勤務といった人が急増したこともあり、それに応じた対応を考える必要があるといえます。

テレワークとリモートワークの違い

テレワークとよく似た言葉で「リモートワーク」という言葉もあります。

「リモートワーク(英語で「remotework」)」は「remote=遠隔・遠い」、「work=働く」の二つを組み合わせた造語です。「遠くで働く」ということで、意味は「テレワーク」とほとんど同じと言えます。

リモートワークは、元々はITエンジニアやWebデザイナーなどが、オフィス以外の場所にいながらチャットやSNS を使ってチームを組んで仕事をする働き方を指している言葉といわれています。

日本では、テレワークという言葉が「 情報通信技術(ICT) を用いた時間や場所にこだわらない柔軟な働き方」の全体を指すものとして長く用いられており、国の助成金など公的な場面でも「テレワーク」という言葉が一般に使われています。

テレワーク導入における7つの疑問

テレワークについて「簡単にできないのではないか」「様々な問題が起こるのではないか」として、尻ごみする従業員や企業が見受けられます。

それらの多くは誤解に基づくものです。簡単に確認していきましょう。

1. 莫大な費用がかかる?

既にノートパソコンの導入が進んでいる会社なら、そのパソコンを会社のオフィスでなく、自宅やカフェで使う、と考えれば追加負担はほとんど生じません。

使用ソフトの導入についても、少人数であれば無料で利用できるオンライン会議システムなどがあります。

また、自宅にオンライン環境がなくても、工事が不要ですぐ WiFi 通信が使える通信サービスも登場しています。容量を無制限にしたとしても、各種割引サービスなどを利用すれば基本料金は5000円以下で収まることがほとんどです。

これくらいの費用でしたら、会社でも負担しやすいのではないでしょうか。

このように、今の世の中テレワークにかかる費用は格段に安くなっています。

2. システム環境の整備や操作は難しい?

「百聞は一見にしかず」という言葉もあるように、実際に操作してみると拍子抜けするくらい簡単だったりします。

オンライン会議もテレビ電話のようなもので、通話ボタンを押して開始し、通話ボタンを押して終了する、という単純なものが多いです。

こういったビデオ通話は、業務だけでなくプライベートでも(例えば遠く離れたご家族などと)いつでもテレビ電話が楽しめます。プライベートで色々な使い方を試していけば、仕事でも生かせますし社員のICT リテラシーも格段に向上するでしょう。

また、設置するだけで利用可能なWi-Fi機器を1台従業員の家庭に支給しておけば、会社のパソコンだけでなく、私用パソコンや個人のスマホなどでもWiFi 環境が使えます。

年配の従業員の中にはインターネットを嫌厭している方もいるかと思いますが、こういった環境を調えることにより、親しんでもらえる機会を作ることができます。

3. できる仕事できない仕事があるのではないか

テレワークは定型的・簡単な仕事しかできない、と思っている人も多いようです。

社内でのパソコン仕事は基本的には全てテレワークで可能と考えて間違いないでしょう。
また、お客様との面談等もオンライン会議で代替できるでしょう。

できない仕事としては、小売り店・飲食店などの接客業、医療・介護・理美容などお客様の体と直接触れあう仕事、製造業や建設業など現場を抱える業種などが挙げられます。

これらの業種でも、バックオフィスの仕事はテレワークでも可能です。

例えば、工場勤務の人が生産計画の立案や報告書の作成などをテレワークで行ったり、 IoT(モノのインターネット)などの活用で、工場の機械を遠隔監視したりなど、テレワークを活用できる仕事は多々あります。

4. 大事な情報が漏洩するのではないか

一番の心配事として情報漏洩リスクがよく挙げられます。

しかし、これまで世間で騒がれていた大規模情報漏洩は、社内で発生しています。

テレワークでは当該業務の関連情報だけが用いられますので、テレワーク従事者が情報漏洩しようとすれば、すぐに発覚するでしょう。

社内外を問わず、悪意をもって大量の情報を持ち出したいなら会社の中に侵入する方がよほど効率的かと思います。

また、最近では、「シンクライアント」(注)という、データ処理を原則すべてサーバー側で行わせ端末側は最小限の機能だけもたせる仕組みを利用することが一般的です。

端末だけ盗まれたり紛失したりしても、そこにあるのは空の箱、ということです。情報自体は本社のサーバーに蓄えられています。

このように、テレワークで用いる端末が社外にあっても、情報漏洩のリスクはごく限定されます。

「テレワークだから情報漏洩リスクが高まる」というのは、基本的な誤解と考えられます。

(注)シンクライアント:「薄い」という「Thin(シン)」と「Client(クライアント)」から成り立っている造語です。

5. 部下の評価ができない、さぼっていてもわからない

部下が離れた場所で仕事していると「人事評価、業績査定ができない」という心配があるかと思います。

今までは、会社の中で机を並べて仕事している部下の仕事ぶり(例えば熱心に仕事している、残業をたくさんしている等)に対して、働きぶりの外見だけで評価をしていることが多いかと思います。

しかし、その人の具体的な仕事やミッションが明確で、達成時の評価基準が明確なら、テレワークであっても人事評価や業績査定はできるはずです。

また、「部下がサボるのではないか」と心配する上司もいるようです。

まずその日にやる仕事を明確にし、オンラインで朝礼を行い、お昼前や夕方とか時間を決めて進捗状況を上司・部下・同僚の間で確認しあうようにしてみましょう。

常に監視していなくとも、ある程度の情報交換はできるかと思いますし、万が一進捗が遅れている場合には「どうしたら効率よく業務を進められるか」を試行錯誤することにより社内での仕事の効率も上がるのではないのでしょうか。

人事評価のあり方、業務の進捗管理のあり方をこの機会にしっかり見直しましょう。

6. チームワークが取れないのではないか

離れた場所で仕事をしていると、「他の人が何をしているのかわからない」「チームワークが必要な仕事ができない」というような心配があります。

このような場合、例えば時間を決めてオンライン会議を短時間行い、お互いの仕事の状況や困りごとをシェアしてみましょう。

チームワークが必要な場合には、メールやチャットシステムなどでこまめに連絡を取れば普段と変わらない効率で作業を進めることができます。

リアルな職場で、管理者が思いついたときに「おい、あれはどうなった?」と部下に声掛けをすると、部下の仕事を中断させてしまい作業効率を低下させる原因となってしまうように、不用意なメールやチャットを避けるようにすれば、お互いの作業を尊重しつつ今まで以上にチームワークを取って仕事をすることが可能です。

7. 書類やハンコはどうする?

書類はどうする?

「これまでの重要な書類は紙でできており、会社のキャビネットに保管されている。持ち出し不可」というような会社も多いかと思います。

こういった場合には、これから使う書類だけをまずスキャナーで読み取ってPDF(注)などの電子書類にしましょう。テレワーク用の端末から会社のサーバーにアクセスすれば、こういった電子書類を観覧することができます。

またこれから作成する書類等は文書作成ソフトなどを利用し、作成しましょう。

過去の書類全てを慌てて電子化しなくても、当面の業務は可能かと思います。

(注)PDF:Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の頭文字を取ったものです。紙に印刷して交換していた情報を、PDF形式はほぼそのまま表現できるので、「PDFは印刷文化を継承する電子的な紙」等と言われます。

ハンコはどうする?

ハンコも書類同様、電子印鑑に切り替えることができます。

無料で作成できるサイトも多々ありますので一度調べてみてもいいでしょう。取引先やお客様の中には「やはり、朱肉印でないと信用できない」という方もいるかと思います。

そんな時には、有料にはなりますが、対外的な証明力のある電子印鑑を作る方法もお薦めです。

弁護士保険

テレワークで得られるメリットにこそ着目しよう

テレワークには様々なメリットがあります。

今回の新型コロナウイルス感染症対策の「3密防止」という限定された目的ではなく、むしろ、将来の大きなメリットを得るためにテレワークの活用を積極的に進めるべきです。

1. 業務生産性の向上

例えば、モバイルワークにて現場から本社の情報や本社スタッフにアクセスできることにより、迅速な対応が可能になります。

在宅勤務の場合も、集中して業務ができ生産性が上がる、という声が多数を占めます。

その理由として電話や来客、上司・同僚などからの話しかけに煩わされないからです。

実際にテレワーク後の従業員アンケートでは、「生産性が向上した」と「変わらない」をあわせた回答が9割という結果が出ています。

2. 新規雇用促進・離職防止

特に女性従業員の場合、妊娠・出産・育児を考えたとき、テレワークという働き方を選択できると離職防止につながります。

他にも、病気治療と仕事の両立、介護と仕事の両立、障害を持つ方でも在宅なら仕事ができる人も多いでしょう。こういった方の離職も防止できます。

また働き方の幅が広がることにより、新卒採用にも効果があると考えられます。

3. 社員のワーク・ライフ・バランス向上

通勤に要していた時間を、資格取得の為の勉強時間や健康管理のための睡眠、家族と過ごす時間に利用できます。

上記ともつながりますが、保育園の送り迎えや介護・家事の時間の確保にも役立ちます。

4. コスト削減

顧客先や現場に直行・直帰すれば、移動時間の削減につながり、残業時間を減らすことができ、また本社までの往復の交通費を減らすことができます。

また本拠地のオフィス人員の削減でオフィス費用も削減できるでしょう。

5. 事業継続性の確保

テレワークは事業継続性の確保(BCP:Business Continuity Plan)にも有効です。

まさに新型コロナウイルスのようなパンデミック発生時こそ、テレワークによる事業継続が必須になっているのです。

東日本大震災後、首都圏でも交通機関が大きく混乱しましたが、IT企業や外資系の企業などテレワークを積極的に取り入れていた企業は、テレワークの活用で支障なく業務継続できた、という例もあります。

大雪・台風・地震などの大規模災害時も帰宅難民になったり、出社できないから仕事ができない、という事態を避けることができます。

実際の導入手順と注意点

実際の導入手順については、細々とした議論がありますが、ここでは「最低限これだけ」ということをご説明します。

導入のコンサルティングを無料でやってくれる機関なども次項でまとめています。

基本的な考え方

テレワークは自宅など離れた場所での勤務であるということです。基本的な注意点はオフィスでの業務と変わりはありません。

就業規則の定め(勤務場所の指定・費用負担など)

勤務場所が本拠地のオフィスでなく、自宅やサテライトオフィスなどになりますので、基本的には就業規則の定めが必要です。

在宅勤務と言いながら自宅近くのファミリーレストランやカフェを使うことも会社として認めるなら、就業規則で明記すべきです。万が一の労働災害などのときに、就業場所での災害かどうかが問題になりうるからです。

また、機材や通信費などの費用負担も決めておく必要があります。

会社のパソコンを自宅で使うなら、機材の費用は基本的にはかかりません。

前述の通り、低廉な通信費など会社が負担すればよいと思います。
その他、光熱費とか作業用の事務椅子の購入など様々な費用がかかることが想定されます。

この場合には、テレワーク導入費用として一定の手当を該当社員に支給する、といった措置が必要かと思います。

逆に、終日在宅勤務が増えることにより通勤費が削減できると考えられます。

希望しない者にテレワークを無理強いすることはできない

「家庭では仕事ができない事情がある」とか、私生活の場に仕事を持ち込むことに抵抗がある従業員もいるかと思います。

厚生労働省の「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」では、テレワークの対象者であっても「実際にテレワークを行うか否かは本人の意思によることとすべきである。」と明記されています。

従業員の事情をしっかり聞き取り、モバイルやサテライトオフィスの活用なども視野に入れて検討してみてください。

労務管理上の問題

労働時間の適正な把握はテレワークでも必要です。会社とは通信回線で結ばれており、労働時間の管理は簡単にできます。

過重労働の防止、労災防止などは、本拠の職場と変わりません。

例えば、在宅勤務中にトイレから帰って椅子に座ろうとして転んでケガをしたケースでも労災が認められています 。(過重労働対策については、後述)

執務環境の整備

とりわけ在宅勤務は業務にふさわしい環境と限りません。転倒災害防止や、VDT作業に伴う腱鞘炎、目の疲れの防止などに十分な注意が必要です。

できるだけ 1時間に10分程度の作業休止時間をとる。また休止時間はなるべく席を離れる、 遠くを見るようなことを心掛けることが大切です。

次の二つの図解なども参考に会社として十分アドバイスし、指導することが求められるでしょう。

緊急に導入が必要になった場合

今回のような新型コロナウイルス感染症の蔓延や、その他の感染症などでパンデミックに陥った際、「妊娠している女性社員が感染を恐れて在宅勤務を希望する」「高齢者と同居しているため感染予防として在宅勤務を希望する」というような、緊急にテレワークの導入が必要になる場面があるかと思います。

テレワークの準備が整っていないからといって後回しにはできません。

まず個別労働契約の改定で対応する(就業規則は後から改定)

仮に就業規則の定めがなくても、法的には「労使合意による個別労働契約の改定」として対応可能です。

就業規則は個別労働契約の最低限の共通事項を示したものです。就業規則よりも労働者の不利にならない限り、個別労働契約で別の内容を定めても問題にならないとされています。

緊急の場合には、就業規則の改定は後からしっかり取組めば良いでしょう。

執務環境の整備を会社がサポート

緊急時に本当に必要な人に対して会社は万全のサポートをすべきです。

例えば、通信機器の整備や、机やいすなどの労働環境の整備なども状況によっては必要になります。

こういった細やかな配慮をすることにより、全役職員の会社への信頼を育むでしょう。

過重労働対策

「テレワークでは社員がサボる」と心配する人がいますが、実態は逆です。誰もチェックする人がいないだけに、長時間労働になりやすいのです。

健康を害したり、過労死・過労自殺などに至ったら一大事です。

厚生労働省の「ガイドライン」では、次の注意が行われています。

メール送付の抑制
時間外、休日又は深夜に業務に係る指示や報告がメール送付されることを避けること。

システムのアクセス制限
外部パソコンからシステムへのアクセスを深夜休日などにはできないようにする。

(参考) 厚生労働省「テレワーク綜合ポータルサイト」テレワークの導入方法

テレワーク導入のポイントを丁寧に解説されていますが、平常時で検討時間が十分にある場合の対応と思われます。

これにこだわらず、まず必要なところから手がけるようお勧めします。

まとめ

テレワークの実現には、3つの壁があります。

「技術の壁」 「制度の壁」 「こころの壁」 この3つです。

「技術の壁」は、簡単に乗り越えられます。これからも優れた技術が開発され普及していくでしょう。

法令や就業規則等の「制度の壁」も工夫次第です。誤解を恐れずに言うならば本当の緊急時には、墨守することなく趣旨を考えて果断に行動すべきです。

一番の問題は、こころの壁です。

食わず嫌いで躊躇する経営者や従業員の心をどう動かすか、本稿がそのためにお役に立てれば幸いです。

この記事を書いた人

玉上 信明(たまがみ のぶあき)

社会保険労務士 
健康経営エキスパートアドバイザー
紙芝居型講師(登録商標第6056112号) 
日本紙芝居型講師協会(登録商標第6056113号)
日本公認不正検査士協会アソシエイト会員

監修弁護士

佐々木将司 弁護士

大阪弁護士会所属
エートス法律事務所
Tel: 06-6365-1728
大阪府大阪市北区西天満3-14-16 西天満パークビル3号館7階

医療過誤、一般民事(離婚や労働問題)、企業法務を注力分野としています。
敷居が低く親しみやすく、かつ、頼りになる弁護士を目指しております。 一人で悩まず、お気軽にご相談ください。

よかったらシェアしてください!
目次
閉じる